Géneralités du règlement des frais professionnels: (NeS),
Les informations suivantes ont été fixées d'un commun accord avec les autorités fiscales . Vous pouvez vous référer en outre au modèle de réglement des remboursements de frais de la Conférence suisse des impôts (www.steuerkonferenz.ch). Sont agréés, les règlements des frais professionnels qui auront été hornologués par I'administration fiscale cantonale d'où une sociéte à son siège.

II est défini que pour les entreprises et Ie personnel au service externe:

1-L'utilisation privée du véhicule d'entreprise par l'employé/e au service externe est déclarée dans Ie certificat de salaire à raison de 0,8% du prix d'achat (hors TVA), mais d'au moins CHF 150.-par mois, si I'entreprise paie la totalité des frais d'entretien met à disposition la voiture de fonction et que Ie collaborateur peut I'utiliser sans restriction à des fins privées (excepté les frais de carburant pour I'usage du véhicule en vacances) . II faut par ailleurs attester dans Ie certificat de salaire qu'il y a transport gratuit entre Ie domicile et le lieu de travail. Cocher la case F du NCS.

2- Ne cochez pas la case F, si la voiture de fonction est exclusivement fournie a l'employé/e au service externe en vue d'effectuer des déplacemments professionnels (sans trajet de son domicile à son lieu de travail). Vous n'avez pas besoin d'indiquer I'utilisation privée du véhicule. Si la voiture de fonction est utilsée de manière exceptionnelle à des fins personnelles, le collaborateur/trice doit verser une indemnité kilométrique d'au moins CHF 0,45 0,55/km. Ne cochez pas la case F, si la voiture de fonction doit être déposée sur Ie lieu de travail à la fin du travail.

3- Si le véhicule est mis a disposition par l'employé/e , l'employeur doit mentionner I'indemnisation forfaitaire dans le certificat de salaire. Si un forfait kilométrique est alloué (de CHF 0,50 à 0,70 Km), dépendant des kilomètres parcourus par l'employé/e , et si les autres conditions fiscales concernant les frais ont été respectées , vous n'avez pas besoin d'indiquer le montant des remboursements des frais à leur valeur effective. Vous pouvez cocher la case du chiffre 13.1.1. du NCS, si tous les forfaits de frais et autres conditions sont remplis conformément au chiffre en marge (Cm) 52 du Guide d'établissernent du certificat de salaire. En revanche, même si une seule de ces conditions ne devait pas être remplie, vous devez déclarer dans Ie NCS tous les frais remboursés pour la voiture et d'autres frais à leur valeur effective .

Frais généraux
3.1- Le salaire (revenu fixe avec ou sans provision) d'une part et le remboursement pour les frais professionnels d'autre part doivent être indiqués séparément dans le contrat de travail. l'indemnité générale pour frais correspondant environ au montant des dépenses n'est pas comprise dans Ie salaire.

3.2- Le choix entre des indemnités et des frais fixes est à déterminer cas par cas (droit contractuel).

3.3- Les forfaits ci-dessous sont appropriés et autorisés, lorsque les dédommagements pour frais professionnels sont fixés sous forme d'indemnités forfaitaires:
-Menues dépenses jusqu à CHF 20.-par jour (Téléphone, parking) -de CHF 30.-- à 40.-- frais journaliers avec un repas principal -de CHF 60.-- à 80.-- frais journaliers avec deux repas principaux hébergement approprié dans de bons hôtels de catégorie moyenne sur présentation de justificatifs
Hôtel:
Choisir si possible un hôtel de catégorie moyenne si les employés/es doivent passer la nuit en dehors de leur domicile pour des raisons professionnelles. Les frais effectifs du petit déjeuner à l'hôtel sont remboursés s'ils ne sont pas déjà inclus dans le prix de la chambre.

3.4- II est possible d'indemniser séparément: Le petit déjeuner en cas de départ avant 6h30 CHF 15.-Les frais de représentation souvent nécessaires conforménent à I'engagement des entreprises de la direction.

Voiture:
3.5- Vous ne devez déclarer la part privée de la voiture de service que si le collaborateur a le droit de I'utiliser et I'utilise réellernent à titre privé. Que la voiture de service soit utilisée fréquemment ou rarement n'est pas déterminant. On peut se réferer au tableau du TCS. II faut par ailleurs cocher la case F. Le livre de bord peut servir de variante. Ne déclarez pas d'utilisation privée, si la voiture de fonction peut uniquement être utilisée pour effectuer les trajets entre Ie domicile et Ie lieu de travail et pour les déplacernents professionnels. Vous devez toutefois cocher la case F (Transport gratuit entre Ie domicile et Ie lieu de travail). Ne déclarez rien, si l'utilisation privée est considérablernent restreinte p.ex. par le transport de dispositifs spéciaux et d'outillage installés à demeure dans le véhicule de service.
-Si I'employeur prend une part considérable des frais à sa charge pour la voiture de fonction (Ies frais de carburant seuls etant insuffisants), il n'y à pas d'imputation à faire, mais indiquez seulement au chiffre 15 du NCS que la part privée pour la voiture de service est à déterminer en procédure de taxation. (Risque pour I'employeur AVS impôts retenu à la source)

4- Informations juridiques L'article 327b § 1 CO définlt de manière relativement impérative, autrement dit dans une forme excluant tout accord dérogatoire au préjudice de l'employé, comme suit: « Si, d'entente avec I'employeur, Ie travailleur utilise pour son travail son propre véhicule à moteur ou un véhicule à moteur mis à sa disposition par I'employeur, il a droit au remboursement des frais courants d'usage et d'entretien , dans la mesure oü Ie vehicule sert à l'exécution du travail. »
Le § 2 de I'article 327b CO régit en lien avec Ie § 1 de I'article 327b CO les cas où l'ernployé met un véhicule à moteur à disposition de I'employeur, de manière dispositive, autrement dit dans une forme non impérative pour les parties contractantes, mais valide si aucun autre accord n'a été stipulé par écrit (347a § 2 CO), comme suit: « S'il fournit Ie véhicule à moteur d'entente avec I'employeur, le travailleur a droit en outre au paiement des impôts sur Ie véhicule et des primes d'assurance contre la responsabilité civile, ainsi qu'à une indemnité d'usure équitable, dans la mesure où Ie véhicule sert à l'exécution du travail. » (Il est recommandé d'opter pour l'indemnisation kilométrique ou forfaitaire)
Les § 1 et § 2 de I'article 327b CO prescrivent par conséquent que l'employeur doit indemniser l'employé/e au service externe pour les frais engendrés par l'utilisation d'un véhicule à moteur indépendemment si le véhicule est mis à disposition par l'employeur ou l'employé, mais dans les limites de son utilisation professionnelle.