Réglement de frais externe

Géneralites du reglement des frais professionnels: (NeS),
Les informations suivantes ont ete fixees d'un commun accord avec les autorites fiscales . Vous pouvez vous referer en outre au modele de reqlement des remboursements de frais de la Conference suisse des imp6ts (www.steuerkonferenz.ch). Sont agrees, les réqlernents des frais professionnels qui auront ete hornoloques par I'administration fiscale cantonale d'ou une societe a son siege.
II est deflni que pour les entreprises et Ie personnel au service externe
1.
L'utilisation privee du vehicule d'entreprise par l'employe/e au service externe est déclares dans Ie certificat de salaire a raison de 0,8% du prix d'achat (hors TVA),mais d'au moins CHF 150.-par mois, si I'entreprise paie la totalite des frais d'entretien met a disposition la voiture de fonction et que Ie collaborateur peut I'utiliser sans restriction ades fins privees (excepte les frais de carburant pour I'usage du vehicule en vacances) . II faut par ailleurs attester dans Ie certificat de salaire qu'il y a transport gratuit entre Ie domicile et le lieu de travail. Cocher la case F du NCS.
2.
Ne cochez pas la case F, si la voiture de fonction est exclusivement fournie a l'employe/e au service externe en vue d'effectuer des déplacernents professionnels (sans trajet de son domicile a son lieu de travail). Vous n'avez pas besoin d'indiquer I'utilisation privée du vehicule. Si la voiture de fonction est utilsée de maniere exceptionnelle a des fins personnelles, le collaborateur la collaboratrice doit verser une indernnité kilometrique d'au moins CHF 0,45-0,55/km. Ne cochez pas la case F, si la voiture de fonction doit être deposée sur Ie lieu de travail a la fin du travail.
3.
Si Ie vehicule est mis a disposition par l'employé/e , l'employeur doit mentionner I'indemnisation forfaitaire dans le certificat de salaire. Si un forfait kilometrique est alloué (de CHF 0,50 a0,70 Km), dependant des kilometres parcourus par l'ernployé/e , et si les autres conditions fiscales concernant les frais ont éte respectées , vous n'avez pas besoin d'indiquer le montant des remboursements des frais a leur valeur effective. Vous pouvez cocher la case du chiffre 13.1.1. du NCS, si tous les forfaits de frais et autres conditions sont remplis conformernent au chiffre en marge (Cm) 52 du Guide d'établissernent du certificat de salaire. En revanche, même si une seule de ces conditions ne devait pas être remplie, vous devez declarer dans Ie NCS tous les frais remboursés pour la voiture et d'autres frais a leur valeur effective .
Frais généraux:
3.1. Le salaire (revenu fixe avec ou sans provision) d'une part et le remboursement pour les frais professionnels d'autre part doivent être indiqués séparerment dans le contrat de travail. l.'indernnité generale pour frais correspondant environ au montant des depenses n'est pas comprise dans Ie salaire.
3.2. Le choix entre des indernnités et des frais fixes est a determiner au cas par cas (droit contractuel).
3.3. Les forfaits ci-dessous sont appropries et autorisés, lorsque les dédomagements pour frais professionnels sont fixées sous forme d'indernnites forfaitaires:
-Menues dépenses jusqu 'a CHF 20.-par jour (Téléphone, parking) -de CHF 30.-a 40.-frais journaliers avec un repas principal -de CHF 60.-a 80.-frais journaliers avec deux repas principaux -heberqernent approprie dans de bons hotels de cateqorie moyenne sur presentation de justificatifs
Hotel:
Choisir si possible un hôtel de cateqorie moyenne si les employés/es doivent passer la nuit en dehors de leur domicile pour des raisons professionnelles. Les frais effectifs du petit déjeuner a I'hotel sont rernbourses s'ils ne sont pas déjà inclus dans le prix de la chambre.
3.4. II est possible d'indemniser séparément: -Le petit dejeuner en cas de depart avant 6h30 CHF 15.-Les frais de représentation souvent nécessaires confoménent a I'engagement des entreprises/de la direction et siqnes
Voiture:
3.5. -Vous ne devez declarer la part privée de la voiture de service que si le collaborateur a le droit de I'utiliser et I'utilise réellernent a titre prive . Que la voiture de service soit utilises frequernrnent ou rarement n'est pas determinant. On peut se referer au tableau du TCS. II faut par ailleurs cocher la case F. Le livre de bord peut servir de variante. -Ne declarez pas d'utilisation privee, si la voiture de fonction peut uniquement etre utilises pour effectuer les trajets entre Ie domicile et Ie lieu de travail et pour les deplacernents professionnels. Vous devez toutefois cocher la case F (Transport gratuit entre Ie domicile et Ie lieu de trava il). -Ne declarez rien, si l'utilisation privée est considerablernent restreinte p.ex. par le transport de dispositifs spéciaux et d'outillage installés a demeure dans le vehicule de service.
-Si I'employeur prend une part considerable des frais a sa charge pour la voiture de fonction (Ies frais de carburant seuls etant insuffisants), iln'yapasd'imputation afaire,maisindiquez seulement au chiffre 15 du NCS que la part privee pour la voiture de service est a determiner en procedure de taxation. (Risque pour I'employeur AVSlimpet retenu a la source)
4. Informations juridiques L'article 327b § 1 CO definlt de rnaniere relativement imperative, autrement dit dans une forme excluant tout accord deroqatoire au prejudice de l'ernploye, comme suit: « Si, d'entente avec I'employeur, Ie travailleur utilise pour son travail son propre vehicule a moteur ou un vehicule a moteur mis a sa disposition par I'employeur, il a droit au remboursement des frais courants d'usage et d'entretien , dans la mesure OU Ie vehicule sert a l'execution du travail. »
Le § 2 de I'article 327b CO regie en lien avec Ie § 1 de I'article 327b CO les cas ou l'ernploye met un vehicule a moteur a disposition de I'employeur, de rnaniere dispositive, autrement dit dans une forme non imperative pour les parties contractantes, mais valide si aucun autre accord n'a ete stipule par ecrit (347a § 2 CO), comme suit: « S'i1 fournit Ie vehicule amoteur d'entente avec I'employeur, Ie travailleur a droit en outre au paiement des irnpots sur Ie vehicule et des primes d'assurance contre la responsabilite civile, ainsi qu'a une indernnite d'usure equitable, dans la mesure ou Ie vehicule sert a l'execution du travail. » (Il est recommandé d'opter pour l'indemnisation kilornetrique ou forfaitaire)
Les § 1 et § 2 de I'article 327b CO prescrivent par consequent que l'employeur doit indemniser l'employé/e au service externe pour les frais engendré par l'utilisation d'un vehicule a moteur indépendament si le véhicule est mis a disposition par l'employeur ou l'employé, mais dans les limites de son utilisation professionnelle